Quand une équipe design me demande s'il faut choisir un SaaS ou une solution hébergée pour un outil interne, ma réponse commence souvent par une question : quels sont vos besoins réels aujourd'hui et dans 18 mois ? J'ai déjà vécu les deux trajectoires — adopter un service cloud ultra-rapide pour démarrer, puis sentir les limites au niveau des données et des customisations ; ou au contraire investir dans une instance auto-hébergée qui s'alourdit techniquement et coûte plus que prévu en maintenance. Cet article rassemble les critères concrets que j'utilise pour aider une équipe design à trancher, avec des exemples pratiques et une checklist opérationnelle.
Pourquoi la question est différente pour un outil interne d'équipe design
Un outil interne n'est pas qu'un outil : c'est un vecteur de culture, de workflows et de propriété intellectuelle. Les maquettes, bibliothèques de composants, guidelines design, prototypes et itérations constituent un capital immatériel. Choisir l'architecture (SaaS vs hébergé) influence :
Critères clés pour le choix
Voici comment je pèse la décision, point par point.
1. Sécurité & conformité
Pour une équipe design qui manipule des maquettes sensibles (produits non annoncés, IP, prototypes exclusifs), la question de la sécurité prime. Le SaaS propose souvent des certifications (SOC2, ISO27001) et des mises à jour automatiques ; c'est rassurant. Mais hébergé signifie contrôle total des accès, possibilité d'appliquer des politiques internes (VPN, Zero Trust), et garder toutes les données sur votre infrastructure.
Cas pratique : j'ai travaillé avec une startup fintech qui ne pouvait pas stocker les maquettes sur des serveurs tiers pour des raisons réglementaires — la seule option viable était une instance auto-hébergée derrière leur cloud privé.
2. Propriété des données et portabilité
Avec du SaaS, la plupart des fournisseurs offrent des exports, mais parfois incomplets (métadonnées perdues, assets manquants). Si vous anticipez une migration ou craignez d'être "verrouillé", l'hébergé (ou une solution open source auto-hébergée) vous donne la main sur les dumps et backups.
3. Personnalisation & intégrations
Les équipes design aiment que leur outil s'aligne sur le workflow : plugins, APIs, webhooks sont essentiels. Les SaaS leaders (Figma, Notion, Linear) ont des écosystèmes riches. Pourtant, une solution hébergée permet des intégrations internes profondes (authentification LDAP, outils CI/CD, pipelines de purge d'assets) sans contourner des limitations d'API.
4. Coûts & TCO (coût total de possession)
Le SaaS offre un CAPEX faible et une facturation predictable (par utilisateur). L'hébergé exige souvent un CAPEX initial (serveurs, licences) et des OPEX récurrents (ops, backups, monitoring). J'aime toujours calculer sur 3 ans :
- coût des licences SaaS vs licences logicielles ;
- heures d'administration / support interne ;
- coûts de bande passante et stockage ;
- risques financiers liés aux interruptions.
5. Scalabilité & performance
Un SaaS est conçu pour scaler : nouveaux utilisateurs, collaboration en temps réel, CDN pour assets. En hébergé, il faut penser dimensionnement, autoscaling, et plan de montée en charge. Pour une équipe de 5–20 personnes, l'hébergé est souvent raisonnable ; au-delà, le besoin d'infrastructure augmente rapidement.
6. Maintenance & dépendance technique
La vraie question est : avez-vous une équipe ops capable de maintenir une instance, appliquer les patches de sécurité, gérer les backups et les incidents 24/7 ? Si non, le SaaS délègue ces responsabilités — mais vous perdez parfois la flexibilité.
7. Expérience utilisateur & innovation produit
Les solutions SaaS leaders poussent fréquemment des features UX (collaboration en temps réel, versioning convivial, plugins). Si votre priorité est une expérience fluide et des fonctionnalités innovantes sans effort de maintenance, le SaaS gagne souvent.
Exemples concrets et comparaisons
Voici quelques scénarios que j'ai rencontrés :
- Équipe design freelance / petite agence : privilégier SaaS (Figma, Notion). Mise en place rapide, coûts maîtrisés.
- Grande entreprise régulée (santé, finance) : solution hébergée ou SaaS avec instance dédiée et contrats stricts (SLA + clauses de données) — ex. Figma Enterprise avec organisation dédiée ou GitLab self-hosted pour design system associé au code.
- Équipe avec forte intégration interne (auth, CI, outils propriétaires) : opter pour hébergé ou un SaaS extensible via API (Linear, Jira avec automation).
Tableau comparatif synthétique
| Critère | SaaS | Hébergé |
| Sécurité & conformité | Certifications, mises à jour automatiques | Contrôle total, mais responsabilité interne |
| Personnalisation | Limitée aux APIs/Plugins | Très élevée (accès complet) |
| Coût initial | Faible | Élevé |
| Maintenance | Fournisseur | Équipe interne |
| Scalabilité | Native | À planifier |
Checklist pratique pour décider — à utiliser en réunion
Quelques recommandations basées sur mon expérience
Quand je conseille, je tends à privilégier une approche pragmatique et évolutive :
- Commencez par SaaS en phase d'exploration ou produit early-stage. Ça réduit le temps-to-value.
- Prévoyez dès le départ la portabilité des données : activez les backups, vérifiez les options d'export et testez une migration d'échantillon.
- Si vous choisissez hébergé, commencez avec une preuve de concept limitée (sandbox pour l'équipe) et mesurez le coût ops réel avant un déploiement global.
- Envisagez des hybrides : certaines données sensibles en interne, workflows et collaboration sur SaaS. Documentez clairement les frontières.
Pour finir (sans conclure), je dirais que la bonne réponse dépend rarement d'une seule variable. Il s'agit d'aligner vos contraintes réglementaires, votre capacité technique, vos attentes UX et votre roadmap produit. J'aime créer un petit tableau de décision avec les pondérations propres à l'équipe (sécurité 30%, coût 20%, intégrations 20%, UX 30%) et scorer les options : ça rend le choix moins émotionnel et plus stratégique. Si vous voulez, je peux vous envoyer une feuille de calcul de décision pondérée que j'utilise en atelier.